中国铁建国际集团有限公司（以下简称“集团公司”）总部在北京，是中国最大的工程承包商，也是中国最大的海外工程承包商，下设9个独立法人性质的二级公司（分布在北非、中东、东南亚、南美等地区）。中国铁建国际集团有限公司是中国铁建加快实践国家“走出去”战略和实现“大海外”战略的主力兵团，是海外大型、特大型基础工程建设承包商；交通建设及城市综合建设运营商；技术开发、装备出口、物流贸易的服务商;以及能源、资源、投融资高端运作的发展商。目前，集团业务范围遍及美洲、非洲、亚洲、大洋洲和中东等区域的30多个国家和地区。在美国、香港、马来西亚、厄瓜多尔、沙特阿拉伯、阿尔及利亚、安哥拉、科特迪瓦和加勒比海等10多个国家和地区设有分支机构。
集团及子公司所应用档案信息化状态各不相同，现有档案管理方式已经明显不能使用集团公司不断发展壮大的需求，制约了集团管理的规范化和经验的积累与利用。由于档案信息化情况建设落后，越来越多的有价值的信息在录入、编目、整理和分类统计等方面存在困难，依靠旧系统或EXCEL手工操作来实现，容易出错，工作效率低下，业务流程的规范性不高，随意性大，档案资料不全。档案信息的开发利用受到了明显制约，电子档案无法按时移交，集团整体上对档案管理缺乏实时、动态、有效的监控。
此次档案系统建设旨在建成一个稳固、快速、易于扩展、方便管理的现代化档案信息平台，全面提高档案利用的效率和质量，满足集团快速发展的档案利用需要，以适应业务发展的需求。实现对集团及各子公司日常档案事务进行统一化、现代化、数字化和标准化管理，档案管理业务涵盖文书档案、科技档案（基建档案、科研档案、设备档案、房地产档案、生产技术档案等）、会计档案、声像档案、实物档案、专门档案等各项工作，通过档案管理系统进行统一存储和管理，实现档案数据的录入、导入、分类、整理、归档、查询利用等业务要求，以提高物资集团整体档案管理水平，从而达到信息资源整合，提高工作效率，使领导和决策部门能够及时获取信息，掌握关键数据，为领导做出经营决策提供服务。
系统架构充分考虑中国铁建档案业务特色，采用两级立档单位一次性统建，构成纵向到底的统一档案业务管理系统的要求，业务覆盖不仅包括基础档案管理业务，同时也要融入中国铁建特色的工程项目档案，过程资料的管理，本项目所建设档案信息系统所产生的档案能与中国铁股份有限公司所要求的管理规范和业务标准相统一，所建设系统能够与股份公司档案管理相衔接，全面提高档案利用的效率和质量，满足公司快速发展的档案利用需求，已适应业务发展的需求。
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