美络科技数字档案馆（室）系统｜开启档案管理新篇章，更灵活、更智能！

        支持集中整理、分散整理和混合整理，支持按卷、按盒、按件的整理方式，支持按照不同元素（如全宗、年份、保管期限、类型等）实现多种组合模式智能整理，方便用户根据实际需求，从机构、时间、分类等维度选择合适的整理方式。

（3）归档方式可定制

        提供高度可定制化的方式管理归档文件，包括定期归档、随办随归，实现快速的文件归档。

        2、业务流程可扩展

        系统打造了规范化、高效化的业务流程，包括总业务流程和数据流程、收集整理归档流程、销毁鉴定和开放鉴定流程、借阅管理流程、信息发布流程等等；支持流程定制和外接流程，能够满足不同行业和组织的特定业务需求。

（1）实现“收管存用”业务全流程管理

        提供全面的电子档案管理解决方案，涵盖从档案收集、整理、保存到利用的全门类、全生命周期的线上化管理流程。

       · 接收中心：自动收集档案数据

        文档一体化：提供标准接口，无缝集成OA、财务、项目等各类系统，实现统一门户、统一用户、统一认证、统一代办，文件流转完成直接归档到档案系统，大大减轻档案文件收集、归档的工作量，保证档案数据收集的准确性。

        多渠道文档快速收集：支持多渠道、多门类收集，能够实现电子档案的100%归档。根据文件的来源特征，提供相对应的采集手段，快速收集业务过程中待归档的数据资料，实现业务与档案的一体化管理。

        比如，针对工程项目文档数量大、周期长等特点，系统提供归档模板、离线采集、接口采集、单个或批量接收等多种功能，解决了工程项目文件归档质量低、规范性差、时效性差的难题。

       · 整理中心：自动整理、智能分类

        通过标准化的方式，对档案进行自动分类、立卷、装盒、比对、著录、编号、归档、入库、维护、统计等，帮助用户轻松实现各类文档和文件自动化整理，简化操作难度。

       · 储存中心：智能库房管理+长期保存+档案备份

        实现同源双套管理，融合RFID技术实现纸电档案同步管理，相互关联；提供虚拟库房功能，既能辅助管理实体档案，又能实时监控档案借阅利用和库房出入库情况；采用长期保存技术、方法和设施，确保电子档案的长期保存及安全性，同时结合企业安全防护体系，通过动态水印、终端控制等技术，有效实现了电子文件防扩散、防篡改，使电子档案管理与利用全程安全、可控；提供数据备份与恢复功能，确保档案数据资源的安全。

       · 档案利用：高效检索、借阅、利用

        对经过前端收集、整理后沉淀下来的档案（包括电子档案与实体档案），提供档案利用服务，包括：档案利用申请、利用管理、检索查询、文件包管理、知识专题、汇总统计等，还能实现管理驾驶舱、审批提醒、借阅到期提醒等功能，确保用户及时了解和处理相关事项。

（2）支持按需定制流程

        提供业务流程定制功能，方便用户灵活定制和动态变更业务流程。

（3）可外接流程引擎

        支持与OA、ERP、财务等系统对接，方便工作高效展开。通过流程引擎技术的应用，实现其他系统上的审批流程与档案管理系统中的业务流程的无缝对接，提高协同办公与档案管理效率。

二、创新应用，让管理与服务更智能

        数字档案馆（室）系统采用业界主流的Java技术框架，支持多种信息化生态（包括国产化环境），支持微服务架构，适应多种部署环境。在管理过程中，系统依托成熟先进的技术，实现了档案业务的信息化、数据化、智能化管理与服务，减少人工干预，降低管理成本，提高了档案工作的整体效能。

        元数据自动提取：实现各类型档案元数据的自定义和固有元数据的自动提取。

        数据修改及整理：提供灵活便捷的编辑手段，查找替换、整理排序/拖拽更高效。

        AI著录机器人：自定义识别符合GB9704标准和GJB5100标准的公文，支持OCR识别技术、自定义模版识别技术、预训练深度抽取模型、主题词提取和分类模型等。

        信息自动提示：自动进行合规性数据检查；将业务规范落地到信息系统，实现业务在线指导，为管理提供支持。

        四性检测：提供四性检测功能进行自动校验。在电子文件归档和电子档案管理过程中，完成电子文件或电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性检测。

        自动OCR识别：自带OCR服务，实现计算机自动识别处理；支持批量识别、电子文件上传识别；能够集成第三方成熟产品。

        场景化检索服务：实现档案资源业务化。将检索技术应用于实际业务场景，帮助用户精准获取信息。

        ……

        此外，系统还构建了严格的安全保障体系，通过身份认证、资源权限管理、数据权限管理、日志审计、访问控制等措施，从安全管理、安全基础支撑、应用安全防护、电子文件安全防护等多层面提供全方位防护。

        目前，美络科技数字档案馆（室）系统已在党政机关、企事业单位、高等院校、集团企业、综合档案馆等广泛应用，助力各行各业推进档案数字化建设，为组织的创新和发展带来新机遇。

        案例一：档案信息化项目

        项目背景：制造行业某国有大型集团企业在运营过程中产生了大量的档案。这些档案不仅是企业发展历程的见证，更是管理和决策的重要依据，需要集中管理、统一保存和有效利用。然而，伴随着档案数量的日益庞大，客户在原有手工管理的方式下，面临着很多问题和挑战，比如：管理不规范、信息检索困难、存储空间占用大等等。

        项目简介：美络科技在对客户的档案管理模式、档案资源馆藏情况、档案资源利用情况、基础设施基本情况、应用系统使用情况及管理中存在的问题进行分析后，为客户建设了档案管理信息化平台。

        实现效果：实现了馆藏档案全面数字化；建立了标准化流程，确保各业务环节的操作规范化。通过对档案的网络化管理以及对其的分层次、多渠道的开发利用，全面实现了数据集中化、应用集成化、业务规范化、资源知识化管理，既降低了存储成本，又提高了档案的查找效率和利用价值。

        案例二：文档一体化项目

        项目背景：某电力集团企业一直采用协同办公平台办公，各部门在日常办公和生产管理中面临越来越多的文档资料。在传统的管理模式下，极易出现文档重复储存、难以查找、被修改等问题。这些问题不仅导致效率低下，还可能带来信息风险和安全隐患。为解决这些问题，客户需要采用文档一体化管理方法，建立健全的文档管理体系。

        项目简介：在深入了解客户需求的基础上，美络科技为客户量身定制了数字档案馆系统方案，将数字档案馆系统与协同办公平台相互衔接起来，以提高文档管理的质量与效率。

        实现效果：通过将数字档案馆系统与协同办公平台进行集成，所有文档资料的编辑、存储和共享等操作都可以在一个系统内完成，减少了用户在不同平台之间切换的时间和精力，大大提升了工作效率，保障了信息安全。