档案是各政企单位的重要资产和宝贵资源。然而，要实现海量档案的全面收集、集中管理、长久保存和高效利用，并非易事。
当前，档案管理普遍存在以下难题：
1、档案收集不全，未与日常业务工作实现信息共享与协同；
2、管理手段落后，流程不明确，容易出错，档案“鱼龙混杂”；
3、监管出现漏洞，归档无审核，移交无流程，销毁无监管；
4、存在泄露风险，权限划分不合理，权限管理不细致，无三员管理；
5、安全防范不足，无安全备份，容易导致档案遗失或信息外泄；
6、档案利用困难，查询效率低下，借阅审批困难，服务模式僵化……
基于解决以上种种痛点，美络科技提供档案数字化管理建设整体解决方案，帮助客户搭建数字化档案管理系统平台，实现从档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、编研、统计、评价、销毁到库房管理等环节为一体的全生命周期管理，为档案管理工作的提质增效提供支撑。
美络科技数字档案馆（室）系统以国家及行业的相关规范为准则，以《数字档案馆建设指南》为建设依据，根据开放档案信息系统（OAIS）参考模型，采用B/S结构和分级授权管理，通过Web的方式提供全新的档案信息化系统，满足不同地域档案的集中式或分布式规范化管理；全面支持信创国产化，通过全闭环的国产化生态适配，高效响应党政机关、企事业单位、综合档案馆的信创建设需求，助力组织实现系统化管理和数字化转型。
系统采用动态、可扩展的信息网络系统，包括文档⼀体化系统集成接口、信息采集平台、智慧档案管理平台、档案管理应用平台、长期保存管理平台、档案资源信息利用服务平台、运⾏维护跟踪管理系统等，以表单定制、工作流定制、统一归档接口、四性检测、OCR 识别、格式转化处理、自动组卷（件）、著录机器人、全文检索、数据安全等服务，贯穿档案“收、管、存、用”四大环节，实现档案全面收集、集中管理、长久保存、高效利用，提升档案管理的工作效率和管理水平。
档案收集
可与OA、ERP、财务管理、人资管理等系统对接，收集各应用系统在日常工作中产生的归档文件，实现信息的共享和互通；根据文件的来源特征，提供在线归档、手工录入、离线同步、数据摆渡等多种档案收集方式；支持电子文件、图片、音频等多种格式档案的上传，提供辅助接收、采集传统载体归档文档或传统档案数字副本功能；可对收集的档案数据进行初步的归档处理，比如文件归卷、文件归档。
档案管理
提供档案著录、整理、鉴定、销毁、报表打印、数据统计、档案年报、档案编研、档案划控、资料管理等功能，通过数字化手段，如：自动化数据处理、档案元数据自动辅助录入、AI著录机器人等智能化服务，实现自动化工作流程，使档案管理工作变简单、变轻松，把用户从繁重的体力劳动中解放出来，同时也保证了系统内的电子档案长期可用。
档案保存
提供全面的档案存储功能，协助组织对档案进行数字化存储。支持电子文件数据封装导出，并通过严格的权限访问控制，降低涉密档案外泄的风险，确保档案存储的安全性。提供在线数据备份，支持异地、异质备份；支持结构化及非结构化数据同步、异步备份，提高档案风险防范能力，为档案安全保驾护航。
档案利用
提供档案检索、查借阅管理、电子档案借阅、实体档案借阅等功能。以灵活的借阅方式和严格的借阅流程，满足用户对档案的借阅需求；实现用户权限控制和档案密级管理，支持全文检索、目录检索、高级检索、卡片检索等多种档案查询方式，助力用户快速查找和检索档案，提高档案的利用率。
库房管理
实行同源双套管理，全方位管控纸质实物和电子档案；提供自定义虚拟库房功能，使虚拟库房的信息与实体库房相对应；通过业务流程的智能化管理，结合条码/二维码、自动电子档号章应用、档案盒批量打印等功能，实现实体档案的快速出入库、上下架、借阅、归还、查找、盘点、定位等。同时，支持与智能密集架集成，实现对密集架的可视化操控，协助使用者监控库房状态。
系统管理
具有简洁直观、易于操作的管理界面，帮助档案管理人员更好地进行用户管理、权限分配、系统配置和日常维护，确保档案数据在存储、传输和利用过程中的安全性。
数字化档案管理，是组织顺应时代潮流的必然选择，又是组织信息化管理进程中的重要一环。美络科技数字档案馆（室）系统，为各级各类行政事业单位和企业提供了完善的数字化档案馆（室）管理解决方案，既能提高档案“收管存用”的效率和质量，又能优化用户体验，降低管理成本，是组织提高管理效率和实现数字化转型的重要工具。
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