随着云计算、大数据、人工智能等技术的飞速发展和融合应用，档案管理场景迎来了深刻的变革，数字档案馆逐渐走进大众视野。
如果说以人力为主的档案管理模式代表着传统，那么数字档案馆则意味着现代。而在整个数字档案馆体系中，起着承上启下联接作用的数字档案馆应用系统，则是把档案工作从传统带往现代化的桥梁。
数字档案馆应用系统建设，具有重大意义。但在现实中，数字档案馆应用系统却是数字档案馆建设的短板。如何构建数字档案馆应用系统，以应用促进信息技术与档案工作深度融合，成为组织在数字档案馆建设中亟待解决的难题。
一、“建起来”——应用系统的建设内容
数字档案馆应用系统是数字档案馆的重点。它为数字档案馆提供系统功能支撑，是各项档案业务信息化的体现。数字档案馆应用系统通过接入局域网、政务网、互联网等，提供档案信息采集、整理、鉴定、保管、利用、统计等众多功能，实现档案“收、管、存、用”的全过程管理，具有可扩展性和实用性。
按照档案信息的数据流向，数字档案馆应用系统分为以下几大模块。
1. 信息采集模块
信息采集主要包括电子文件接收、馆藏档案数字化、网络信息搜索。系统遵循系统性和规范性原则，对收集的档案信息进行鉴别和整理，将其录入档案信息资源库。在此过程中，系统还应对档案信息进行标准化转换，包括电子文件元数据标准化和各专业单位信息格式标准化。
2. 信息整理模块
该模块的工作对象是归档的档案信息。具体工作涵盖元数据著录、分类号/主题词自动标引、多媒体档案标引、信息鉴定、目录管理、信息统计、报表打印等，使数字档案信息有序化、规范化。
3. 信息存储模块
对数字档案进行分类存储、安全存储与长期存储，还要对档案数据进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，保障信息的安全性和可靠性。
分类存储，指数字信息可按不同类型存储在各类数据库和文件系统中。目录数据可存储在关系型数据库中，全文信息可采用文档数据库或文件系统存放，音频、视频信息可采用对象数据方式存储。
安全存储，指对数据进行冷备份、热备份和异地存储，采用镜像站点和集群服务器技术，保障信息安全，确保系统在设备发生故障或其它紧急情况时也能正常运行。
4. 信息利用模块
实现数字档案信息的有效利用，提供包括档案查询（全文检索、全库搜索）、信息发布、信息共享（借阅归还）、专题制作等功能。局域网、政务网或互联网的用户，随时随地都能获取权限范围内的档案信息。
5. 系统维护模块
对数字档案馆应用系统进行运行维护跟踪，确保系统正常、安全运行。功能包括：用户管理、系统审计、日志管理、数据字典、流程配置等。同时，还应采取保密安全措施，包括：物理安全、网络运行安全、信息安全和安全保密管理，保证档案信息安全。
在档案信息化规划与建设中，除了考虑需要哪些功能模块，需要什么样的技术支撑，组织还应从多方面进行综合考量，包括：业务需求、平台开放性、可扩展性、系统稳定性、安全性以及成本效益等。
以业务需求为例，数字档案馆应用系统通常要求与办公自动化系统相衔接，能够实现电子文件归档与有效管理，并在开发和利用上有着更高的需求。它要求系统既要按照相关技术标准，与现有各应用系统对接，实现对各应用系统产生的电子文件的接收与管理，丰富数字信息资源；又要通过良好的人机交互，为用户提供直观、便捷、高效的信息服务。
可以说，档案信息化建设，任重而道远。作为专业的档案管理系统开发商，美络科技始终把各级各类行政事业单位和企业的实际需求摆在优先位置，以应用系统将信息技术与档案管理和服务有机融合，推动档案信息化从“建起来”走向“用起来”，让用户切实感受到数字化技术带来的便利。
二、“用起来”——美络科技数字档案馆（室）系统
为满足档案管理场景变革的需求，美络科技数字档案馆（室）系统根据开放档案信息系统（OAIS）参考模型，以文件中心、整理中心、保管中心、协作中心、利用中心、安全中心、系统管理等核心模块助力组织实现档案集中统一管理，在赋能档案业务场景化的同时，推动档案业务规范化、智能化、知识化。
1、以用户价值为基础
系统成熟、稳定，以低代码开发平台为支撑，可扩展、易维护，实施快、上线快、变更响应快，有助于持续推动高效协同、自主可控的信息系统建设。
采用框架式 + 模块化的开发方式，将功能和底层操作封装为模块。通过系统配置功能，可为不同的用户、角色、群组量身定制不同的应用功能，帮助组织将应用系统成功用起来。凭借强大的服务封装技术，包括：消息引擎、流程引擎、表单引擎、搜索引擎等，可实现功能的持续升级优化，满足企业发展和壮大过程中档案管理业务变化的需求。
提供统一身份认证，支持单点登录，实现统一门户、统一待办，常用业务一键直达，帮助用户快速“用起来”，获得管理效果。
提供数据接口服务，无缝对接其他业务系统，实现系统互联、数据共享，消除组织内部信息孤岛。
2、以支撑管理为核心
档案信息化建设的实践本质，是赋能管理。美络科技数字档案馆（室）系统不仅是一个工具，还能规范档案管理，实现流程再造，提升档案管理的工作效率和服务质量。
在功能应用上，系统提供档案收集、整理、保管、鉴定、利用、编研、统计、销毁、库房管理等功能，内置多项自动化处理功能，如：自动捕获、自动分类整理、自动鉴定处置、自动归档、四性检测等，满足档案从收集到销毁的全生命周期管理需求，助力组织实现档案集中管理、长久保存和有效利用。
为满足各单位的不同管理方式，系统在功能设计和业务流程上具有高度的灵活性，用户可根据工作需要自由定制、作出应变。
不仅可以自定义档案管理架构，包括：全宗信息、档案类型、元数据结构、整理规则等等，以便更好地服务于业务；还可以自定义业务流程，外接流程引擎，打造符合实际的工作流程。
支持多种档案收集方式，包括：在线移交、在线收集、离线采集等；针对整理方式，提供集中式、分散式及混合式三种形式，柔性适应多种工作场景；针对归档方式，支持定期归档、随办随归，确保档案资料及时归档。
3、以全流程服务为保障
美络科技秉承“诚信为本、开拓创新、质量最佳、服务更好”的服务理念，在专注打磨产品的同时，坚持从用户的角度出发，为组织打造了一套行之有效的服务体系，覆盖从方案论证、设计、咨询，到应用软件开发、实施、维护、培训等全流程，以全流程、全方位、专业化的技术支持与服务，积极响应需求，确保项目高效实施。
此外，基于二十多年的行业经验沉淀，美络科技的服务还覆盖档案咨询、档案信息化建设、档案数字化服务，可助力组织快速推进档案数字化、智能化转型升级。
美络科技数字档案馆（室）系统不仅满足组织对各类型档案全生命周期的管理需求，还加速了业务变革和内部流程的整合，可推动组织整体信息化建设，为组织做大做强提供有力支撑。
目前，美络科技数字档案馆（室）系统已在全国多个省份的各级各类行政事业单位和企业成功应用。
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