如何提高办会效率？无纸化会议管理系统解锁开会新体验

        开会是政企日常工作中必不可少的一个场景。但在传统的会议模式下，协同效率十分低下，无论是高管还是普通员工，都面临着很多痛点和难点。

        比如说，会前，通知会议和分发材料全靠跑，耗时又耗力；会中，资料难共享，投票和表决靠人工统计，严重影响决策的效率；会后，还要收集和处理各种数据，效率低、易出错。而且，还要担心涉密会议会“跑风漏气”……

        如何让开会更加轻松？答案是无纸化会议管理系统。

        美络科技无纸化会议管理系统，为政企提供成熟的会议全程无纸化管理解决方案。方案涵盖会议的全流程管理与服务，覆盖会前管理、会中执行和会后保存，提供会议发布、数据回收、数据查询和系统设置等功能模块，同时聚焦会中执行管理业务，实现包括议题材料推送、投票与表决、会议材料批阅等功能，充分满足会议的各项需求，帮助组织人员快速组会、轻松管控会议现场，提高开会质量，让开会不再需要依赖各类纸质文件。

方案亮点

一、会议管理便捷协同

1. 会议发布、信息查询更快捷

        “会议发布”模块界面简洁明快，具有会议发布权限的人员可登录内网的无纸化会议管理服务器来新建各类会议，快速录入或选择会议基本信息、上传一个或多个附件，一键发布会议，还能根据日历表上的色标提示迅速定位有会议的日期、查询相关的信息。

2. 会议信息和材料智能分发、轻松共享

        系统支持会议信息和材料通过移动端分发。会前，只需把经过认证的移动终端通过有线网络连接服务器，客户端程序将通过接口程序完成登录认证，并自动下载会议信息及材料，无需人工操作。

        在分发会议材料时，系统会根据用户角色自动匹配相关内容，实现会议信息、材料与用户的属性链接：领导参加会议，材料将自动下发到领导专用的移动设备上；普通人员参会，材料则下发至通用移动设备上。而且，通用移动设备还可作为会议投影的终端使用，轻松实现资料的调用，提高开会的效率。

3. 会中管控与互动更便捷

        “会中管理”模块，提供离线移动终端浏览会议信息、议题、会议材料与材料批示等功能；支持一键推送投票与表决，实时收集表决数据，让会议协作更轻松。

        移动端支持手写签批与手指操作，让查看、编辑和批阅变简单。参会人员既可实现“一指跳转”，随意切换议题及材料，又能通过放大、缩小功能，按需求调整材料的字号，快速浏览材料，不用再担心纸质文件字太小、看起来耗时费力。

4. 数据回收一步搞定

        针对会议过程中领导签批的场景，提供在会议材料上批示意见的回收功能。会后，只需将领导专用设备接入服务器网络，就能通过移动端上传功能，将领导手写批示的会议材料自动回传，在服务器上自动归入相关会议中，一方面解决会后归档不及时的问题，另一方面方便随时回顾会议记录。

（查看设备回收的文件示例）

二、会议信息有保障

1. 两种管理模式

        美络无纸化会议解决方案分为保密版和完整版方案。基于完整版方案，保密版针对涉密会议的场景设计，在会前管理和会中执行采用离线移动终端的方案，可解决涉密资料无法通过移动网络传输的问题。

2. 强化设备管理

        系统将认证协议与接入技术相结合，通过对接入的移动设备进行认证授权，从而实现对移动设备访问无纸化会议管理系统的行为的控制，杜绝载体泄密的风险。

        移动设备将通过有线网络访问会议管理服务器，完成设备的接入认证工作。同时，服务器上也将录入设备的必要信息。

        全程无纸化会议协作，会前筹备、会中管理、会后数据处理更智能，美络科技无纸化会议管理系统助力政企解锁会议新体验。

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